Azokat az alapvetõ személyes tulajdonságokat nevezzük kompetenciáknak, amelyek eredményeként adott munkakörben egy munkatárs magatartása alapján értékelhetõ., elõre meghatározott kritériumok szerint jó/kiváló teljesítményt nyújt. Olyan alapvetõ személyes jellemzõk ezek, amelyek többféle munkahelyi szituációban., különféle feladatok során meghatározzák, „okozzák" egy munkatárs teljesítményét.
A 70-es évektõl megnõtt a vezetõk igénye a jó teljesítményhez szükséges személyes jellemzõk értékelésére alkalmas, az addig használtaknál pontosabb, közérthetõbb eszközökre. Erre született válaszként a munkakörökhöz kapcsolódó kompetenciák meghatározása és az emberierõforrás-rendszerekben való integrált alkalmazása.
A jó/kiváló teljesítmény kritériumainak jól meghatározhatóknak kell lenniük, hogy ehhez a világosan megfogalmazott teljesítményelváráshoz a teljesítményt okozó kompetenciák egyértelmûen társíthatok legyenek. Ugyanakkor különbözõ szervezetekben más és más lehet a jó/kiváló teljesítmény mércéje, sõt azonos cégen belül is változhat a jó teljesítmény kritériuma a piaci és szervezeti változások függvényében.
A kompetenciák alkalmazása elõsegíti az adott feladatokra legmegfelelõbb munkatársak kiválasztását az adott szerkezetben való sikeres mûködéshez, a munkafeladatok ellátásához szükséges magatartás leírásával, megfogalmazásával. Elõsegítik a teljesítményrõl való kommunikációt, a teljesítmény fejlesztéséhez szükséges teendõk megfogalmazását.
Többféle magatartási tényezõ lehet alkalmas arra, hogy kiváló teljesítmény elõrejelzésére szolgáljon: a motiváció, személyes és pszichikai jellemzõk, személyes önképünk, tudásunk, képességeink és készségeink. Az észl élhetõség és fejleszthetõség szempontjából e típusok két csoportba sorolhatók: a készségek-képességek és a tudás konkrétan észlelhetõ jellemzõk, és fejlesztésük is könnyebb, míg a másik három jellemzõ csak indirekt módon, a magatartáson keresztül értékelhetõ, és fejlesztésük is nehezebb, sõt a gyakorlatban sokszor adottságként értelmezik õket. A motivációk meghatározott irányokba terelik a magatartást. A teljesítmény által motivált emberek kihívó célokat tûznek maguk elé és felelõsséget vállalnak a célok elérésére, ami például az értékesítési pozíciókban dolgozó munkatársak kívánatos jellemzõje. Az intellektuális kíváncsiság, a mélyebb összefüggések feltárásának vágya a kutatói, fejlesztõi jellegû feladatok ellátásához lehet szükséges kompetencia. Bizonyos fizikai és pszichikai adottságok elengedhetetlenek egy feladat jó elvégzéséhez. A monotónia tûrése többféle helyzetben is fontos lehet: a futószalag mellett dolgozók esetében ugyanúgy, mint a hosszadalmas kísérleteket végzõ gyógyszerfejlesztõknél. A gyors reakcióidõ és döntési képesség például elengedhetetlen ahhoz, hogy valakibõl jó berepülõ pilóta vagy akár vízilabdakapus legyen.
A következõ összetevõ az önkép. Ide tartoznak az attitûdök, értékek és az ember saját magáról kialakított képe. Az önbizalom alapvetõ hit abban, hogy valaki képes megbirkózni bizonytalan helyzetekkel is, enélkül aligha lehet valakibõl hosszú távon sikeres felsõvezetõ. A tudás, a képességek és készségek jelentik a legfelsõ szintet. A tudás rendszerezett információk birtoklása valamilyen szakterületrõl, a képesség valamilyen teljesítményhez szükséges testi-lelki adottság, a készség pedig egy tanult gyakorlat
A kompetenciák nagy szerepet játszanak az integrált stratégiai emberierõforrás-rendszerek kialakításában, Az üzleti stratégia részeként megfogalmazzák, hogy melyek a stratégia megvalósításához szükséges kritikus kompetenciák, és ezek megjelennek az összes emberierõforrás-rendszerben. A jó kompetenciák jellemzõje, hogy az alkalmazók számára érthetõ, világos megfogalmazással az adott szervezet sikere érdekében legfontosabb jellemzõket foglalják össze. A munkavégzési rendszerek kialakításakor az egyes munkakörökhöz rendelve megjelenhetnek munkaköri követelményekként, majd erre alapozva a kiválasztási rendszerben a kiválasztás szempontjai között is.
A teljesítményértékelési rendszerben kitûzhetõk a kompetenciákra vonatkozó célok, és értékelhetik is ezek teljesülését. Azaz a kompetenciák olyan vezetõi eszközt jelentenek, melynek segítségével a teljesítménycélok kitûzésekor az eredménymutatók mellett azt is egyértelmûen megfogalmazhatják, hogy az eredmények eléréséhez milyen magatartás kívánatos.
A kompetenciák és a javadalmazási rendszer összekapcsolásától azt az elõny várják, hogy jobban terjednek a kívánatos viselkedési minták, és az egyéni magatartás alapján lehet differenciálni. A kompetenciák és az egyéni jövedelmek szoros összekapcsolása ugyanakkor nehezítheti fejlesztési célok megfogalmazását, mert ekkor a munkavállalók nem feltétlenül érdekeltek gyengeségeik, fejlõdési szükségleteik feltárásában.
A vezetõk munkájának értékelésekor minden kompetenciában külön-külön értékelni kell teljesítményüket. Az értékelés alapvetõ szempontja az, hogy az adott vezetõ az adott kompetenciában a szükséges szinthez képest mit ér el: alacsonyabbat, megfelelõt vagy a szükségesnél többet (ez utóbbi ugyanolyan káros lehet, mint az alacsonyabb szint). Az eredmények összefoglaló értékelése alapvetõ vezetési stílusokat tárhat fel, és alkalmas fejlesztési célkitûzések megfogalmazására is. A kompetenciák nem csak egyéni, hanem vállalati szinten is értelmezhetõk (alapvetõ képességek).
