A kaizen egy olyan folyamatos és fokozatos tökéletesítési koncepció, amely jelentõsebb beruházások nélkül, az üzleti stratégia szerves részeként képes mozgósítani a szervezet valamennyi tagját a minõség tökéletesítését célzó fejlesztések megvalósítására.
A kaizent mint átfogó minõségfejlesztési koncepciót elõször Masaaki Imái termelésszervezési vezetési tanácsadó és minõségguru definiálta a Kaizen - a japán siker kulcsa a versenyben címû híres könyvében. (A kaizen szó két alkotóelembõl áll: kai = változás, zen = jó.) Ez a könyv a nyolcvanas évek nagy minõségi forradalmának egyik meghatározó mûve, átfogó képet ad azokról az összefüggésekrõl, amelyek a minõségmenedzsmentben élenjáró japán ipari vállalatokat jellemezték. Azóta a nyugati világ behozta lemaradását, bár sokak szerint a szabványnak megfelelõ minõségbiztosítási rendszerek nem követelik meg az állandó tökéletesítést, szellemiségben távol esnek a klasszikus kaizen alapelvektõl.
A kaizen az apró, de folyamatos lépésekre épül, melyek egy-egy alkalommal kevés tõkét igényelnek, ugyanakkor kis kockázattal járnak. Szemben azzal, amikor a céget nagy befektetéssel ugrásszerûen modernizálják, magasabb szintre emelik.
Imái megfogalmazása szerint a kaizen alapja a minõség, a költség és a kiszolgálási idõ (QCD: quality, cost, delivery) hármasának fogyasztóorientált megközelítése: a minõség folyamatos fejlesztése annak érdekében, hogy a vállalat megfeleljen a vevõi elvárásoknak, a költséggazdálkodás folyamatos fejlesztése annak érdekében, hogy a vállalat kedvezõ áron kínálhassa vevõinek termékeit és szolgáltatásait, és a kiszolgálási rendszer fejlesztése annak érdekében, hogy megfeleljen a vevõk pontos szállításra vonatkozó elvárásainak. (A folyamatos fejlesztés, illetve költségcsökkentés célja az ún. japán költséggazdálkodási megközelítésekben, így a kaizen költséggazdálkodásban is megjelenik; célköltségszámítás.)
A kaizen célja tehát a versenyképesség növelése a vásárlók jobb kiszolgálása és a veszteségek lefaragása révén. Kiterjed a morál, a biztonság javítására és felöleli a vállalati mûködéshez szükséges összes tevékenységet. Hatáskörébe tartozik a termelés fokozása, a termékek és szolgáltatások minõségének javítása, a veszteségek, a költségek csökkentése, az ütemezés betartása, a hatékonyság emelése stb. Mindemellett a hatékonyság javítása is lényeges szempont, hogy a szervezet gyorsan tudjon reagálni a váratlan hatásokra. Alappillérei a partnerközpontúság, a folyamatirányítás és a személyzet teljes körû elkötelezettsége.
Nyugat-Európában és az Egyesült Államokban a nulla hibaszint elérését kitûzõ, úgynevezett nulla hiba és a hat szigma megközelítés hasonló az említett törekvésekhez.
Az üzleti folyamatok újjáalakítása (BPR), illetve az innováció tõkebefektetést igényel. Rövid idõtartamú, látványos, hirtelen megújulást hoznak, hosszabb távon pedig szakaszos
A kaizennél a vezetõi munka három fõ területre irányul: fenntartás, javítás, innováció. Fenntartás alatt értjük mindazon intézkedéseket, amelyek a rendszerek szinten tartásához szükségesek. A javítás jelenti azokat a tevékenységeket, amelyeket a meglévõ helyzet jobbítása érdekében végeznek. Ez valósítható meg a kaizennél. Az innováció pedig az áttöréses fejlesztési munkát jelenti.
A rövid távú, profitorientált gondolkodásmódnál a vezetõk megközelítése eredménycentrikus, az eredmény az elsõdleges, alapvetõen erre épül a vezetõk és a dolgozók minõsítése, ösztönzése. A kaizen megközelítés folyamatorientált gondolkodásmód, amelyben a vezetés folyamatcentrikus, a folyamatra koncentrál és az embereket abban segíti, hogy a folyamatot tökéletesítsék, amelynek következtében az eredmények is jelentkeznek.
A kaizen megközelítés akkor lehet sikeres, ha áthatja a szervezeti kultúrát. Éppen ezért az alkalmazás egyik legfontosabb feltételeként a felsõvezetõi elkötelezettséget említik a szakértõk. Fontos, hogy a szervezet minden tagja magáénak vallja a megközelítést, s elfogadja, hogy a fejlesztési lehetõségek keresése egy véget nem érõ folyamat. A kaizen nem egy-egy alkalomra szóló rövid távú fejlesztési projekt: a mindennapi mûködés, a vállalati kultúra részévé kell válnia ahhoz, hogy eredményes legyen. A kaizen szemléletmód alkalmazása gyakran a teljes körû minõségmenedzsment bevezetésének építõköve is egyben.
